Udbud i 11. fase af Statens Indkøbsprogram

Den danske stat v/Moderniseringsstyrelsen har i løbet af 2016 sendet rammekontrakter i udbud inden for følgende indkøbsområder:

  • AIA-anlæg og Kontrolcentral (EU-udbud)
  • Flytteydelser (EU-udbud)
  • Kontorartikler (EU-udbud)
  • Kontormøbler (EU-udbud)
  • Netværkskomponenter (EU-udbud)
  • Rengørings- og forbrugsartikler (EU-udbud)

Rammekontrakterne er udbudt med henblik på at standardisere og koordinere større fællesstatslige indkøb. De statslige myndigheder er endvidere forpligtede til at anvende rammekontrakterne, når de køber varer og tjenesteydelser, som er omfattede af de pågældende aftaler.

Udbudsbekendtgørelser samt udbudsmateriale vedrørende de ovenstående indkøbsområder blev offentliggjort i perioden maj – juli 2016, og udbudsforretningerne blev gennemført med henblik på kontraktstart i januar 2017.

I forbindelse med genudbuddet af Kontrolcentral og udbud af AIA-anlæg var der som udgangspunkt lagt op til, at de to kontrakter blev udbudt samlet for at realisere positive synergieffekter, men de blev i sidste ende udbudt hver for sig. Den endelige afklaring af hvorvidt de to ydelser skulle udbydes sammen eller enkeltvis foregik med tæt inddragelse af ministerområderne i de ekspertgrupper, der blev nedsat i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af udbuddene, samt inddragelse af markedet.

 

Kontaktpersoner

AIA-anlæg og Kontrolcentral: Maren Louise Rank, mlo@modst.dk

Flytteydelser: Maren Louise Rank, mlo@modst.dk

Kontorartikler: Mads Navntoft Rørup, manru@modst.dk

Kontormøbler: Maren Louise Rank, mlo@modst.dk

Netværkskomponenter: Jeppe Groot, jepgr@modst.dk

Rengørings- og forbrugsartikler: Maren Louise Rank, mlo@modst.dk

 

Indledende markedsundersøgelse (teknisk dialog)

Som led i at forberede udbuddene i 11. fase af Statens Indkøbsprogram bedst muligt samt at sikre, at udbudsbetingelserne var konforme med markedets generelle forventninger og muligheder, blev det besluttet at gennemføre en teknisk dialog med markedet i overensstemmelse med udbudslovens § 39.

For udbuddene foregik gennemførelsen af dialogen gennem afholdelse af ét møde med hver af de udvalgte dialogpartnere. Dialogmøderne blev afholdt i perioden fra medio januar til marts 2016.

Møderne, der havde en varighed af ca. 1 time, blev som udgangspunkt gennemført på dansk. Dialogmøderne blev af hensyn til ressourceforbruget gennemført med et begrænset antal deltagere. Deltagerantallet varierede fra udbud til udbud, og Moderniseringsstyrelsen gennemførte mellem 3 og 8 møder pr. udbud. Såfremt et større antal henvendte sig på baggrund af annonceringen på statensindkob.dk eller udbud.dk, skete udvælgelsen af dialogpartnere på grundlag af objektive og saglige kriterier, idet Moderniseringsstyrelsen tilstræbte, at gruppen af dialogpartnere blev sammensat på en sådan måde, at den var repræsentativ for markedet set i forhold til:

  • Leverandørens størrelse
  • Geografisk spredning/placering

Moderniseringsstyrelsen udsendte en spørgeramme i et enslydende brev, som de udvalgte virksomheder modtog fra Moderniseringsstyrelsen. Møderne blev tilrettelagt på en sådan måde, at alle deltagere fik de samme oplysninger.

Virksomheder, som havde interesse i at deltage i dialogen vedrørende udbuddene, kunne sende anmodning om deltagelse til de relevante kontaktpersoner på daværende tidspunkt.

Det blev gerne set, at virksomhederne ved en anmodning om deltagelse vedlagde en kort beskrivelse af virksomheden i relation til de ovennævnte forhold, der kunne bruges ved udvælgelsen. Moderniseringsstyrelsen forbeholdt sig retten til at anmode virksomhederne om at fremsende yderligere relevante virksomhedsoplysninger til brug for en eventuel udvælgelse af, hvem der blev indkaldt til dialogmøde.

Det stod Moderniseringsstyrelsen frit for at vælge, om - og i givet fald hvorledes - konklusionerne fra møderne skulle indgå i den efterfølgende beslutningsproces og udformningen af det endelige udbudsmateriale. Opmærksomheden henledes på, at Moderniseringsstyrelsen som offentlig myndighed er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Uanset virksomheders evt. angivelser om fortrolighed mv. kan Moderniseringsstyrelsen derfor være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af offentlighedslovens og forvaltningslovens bestemmelser.

Det bemærkes for en god ordens skyld, at de omkostninger, som virksomheder måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af Moderniseringsstyrelsen.